【例文付き】転職エージェントとのメールマナー 転職成功率を上げるために
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転職エージェントを利用していると、キャリアアドバイザーとメールでやり取りすることが多くあると思います。そんな時、
- 返信って必要なの？
- 失礼がないように返信したいけどどう書けば良いの？
- 例文があると助かるのになぁ…
と思っている方もいらっしゃるのではないでしょうか。
本記事では、キャリアアドバイザーとのメールのやり取りについて、注意点と例文を、場面別に紹介したいと思います。
何故キャリアアドバイザーとのメールを重視するのか
最初にお伝えしておきたいのは、キャリアアドバイザーとのメールのやり取りを、企業側の人じゃないから、と蔑ろにするのはNGだということです。
キャリアアドバイザーは、あなたのことを「企業に紹介しても問題ない、意欲と社会常識を備えた人物であるかどうか」を面談・電話・メールのやり取りからジャッジしています。この段階で「この人は良いところには紹介できない」というレッテルを貼られてしまうと、折角転職エージェントに登録したのに良い求人に出会えなくなります。
また、キャリアアドバイザーも同じ人間です。ビジネスパーソン同士、常識と敬意を忘れず、信頼関係を築けるように付き合うのが当然なのです。
スルーは厳禁！返信は可能な限り早めに
キャリアアドバイザーから送られてきたメールには、基本的に全返信すると考えてください。何もレスポンスがないと、キャリアアドバイザーもメールが正しく届いているか・あなたが内容を読んだのかがわからず、求人を紹介しづらくなります。
返信をしなくても良いのは「一斉送信メール」「返信不要』と書かれている」場合のみです。
繰り返しになりますが、メールのやりとりもキャリアアドバイザーがあなたの人間性を判断する手段の一つとなります。メールの返信は可能な限り早く、遅くとも24時間以内に返すことを意識してください。
キャリアアドバイザーとしても、レスポンスが早い人、遅い人がいれば、早い人により良い求人を紹介したいと考えますし、意思疎通が早く取れる分、紹介される求人数にも関わってきます。返信を早くすることで、転職への意欲が高いというアピールにもなるのです。
とは言っても、仕事をしながらの転職活動では、メールが来たらすぐ返信！というのもなかなか厳しいでしょう。そこで、遅くとも24時間以内に返信することを心がけ、遅くなってしまったら『返信が遅くなり、申し訳ありません』など、お詫びの言葉を一言添えてメールを書くと良いでしょう。
特に注意！返信期限付きのメールも
キャリアアドバイザーが送るメールには、返信や実施の期限があるものがあります。内容は主に応募企業からの依頼や問合せです。例えば、以下のようなものがあります。
- 履歴書、職務経歴書など、事前送付書類以外の応募書類の案内
- 面接日程の調整依頼
- 適性検査受験の案内
- etc.
これらのメールへの返信や依頼内容の実施が期限を過ぎてしますと、応募したのに採用見送り、という笑えない事態になりかねません。
送られてくるメールは基本的に全て確認し、そのような事故がないようにしましょう。
場面別 メールの例文
それでは、転職活動の流れに沿って、メールの例文と注意すべきポイントをご紹介します。メールの文を考えるのが不得手な方は参考にしてみてください。
初回面談後のお礼メール
転職エージェントに登録をした後、キャリアアドバイザーとの面談を行います。ここでは転職活動に関する様々なヒアリングが行われ、その後の活動の方向性を決めていくことになります。
この後の例文は、面談後に送るメールを想定していますが、このお礼メールは必ず送らなければならないものではありません。ですが、これから協業するキャリアアドバイザーに対する印象がこれくらいで良くなるなら…というくらいのつもりで送っておくことをおすすめします。
また、キャリアアドバイザーが抱える大勢の登録者の中で、あなたのことを記憶してもらうために有効な手段でもあるのです。
件名: 面談の御礼
（キャリアドバイザー名）様
お世話になっております。
本日面談に伺いました（あなたの名前）です。
本日はお忙しいところ、面談のお時間をいただき、ありがとうございました。
面談の中で、転職にあたって不安点・不明点について伺うことができ、
より前向きな気持ちになることができました。
不慣れでお手数をお掛けする場面があるかと思いますが、ご支援のほどお願いいたします。
署名
求人紹介への返信
あなたの名前宛てに来ている、求人紹介のメールが来た際には必ず返信してください。中でも、応募したい企業がある場合は、可能な限り早く返信してください。人気の求人であるほど応募が殺到しますので、早く動くに越したことはありません。
（キャリアドバイザー名）様
お世話になっております。（名前）です。
新しい求人をご紹介いただき、ありがとうございました。
一通り確認し、（応募企業名）社に応募いたします。
お手数をお掛けしますが、応募手続きを進めていただきますよう、お願いいたします。私の方で対応することがあれば、ご連絡いただけますと幸いです。
署名
注意ポイント
※返信の件名にあるRe: は残しておく（返信だとわかるように）
※キャリアアドバイザーからのメール本文の引用を残す※応募したい旨をはっきり伝える（判断に迷う表現はNG）
面接日程確認メールへの返信
（キャリアドバイザー名）様
お世話になっております。（あなたの名前）です。
（応募企業名）社の面接の日程をご連絡いただき、ありがとうございました。
下記日程で間違いありません。〇月✕日（△）00:00～
（キャリアドバイザー名）様からいただいた面接時の質問例等を参考に、
しっかり事前準備をした上で面接に望みます。
以上、よろしくお願いいたします。
署名
注意ポイント
※記載した日程に間違いがないか複数回確認する
※最後に面接に対する意気込みを述べておくと、血の通うメッセージになります。その企業に対するアドバイスをもらったなら、そのお礼もここで述べておきましょう。
面接日程を変更したいとき
キャリアドバイザーと面接日程について決めた後に、何らかの事情で日程の変更をお願いする場合や、提示された日程で都合が合わない場合に使える例文です。
（キャリアドバイザー名）様
お世話になっております。（あなたの名前）です。
面接の日程をご提案いただき、ありがとうございます。
大変恐縮ですが、【現在、現職での業務が非常に立て込んでおり、
ご提案くださった日程を押さえるのが難しい状況です。】
つきましては、以下の日程のいずれかで設定させていただきたいのですが、（応募企業名）社にご確認いただけませんでしょうか。
【希望日時】
〇月✕日 00:00-00:00
△月△日 00:00-00:00
■月■日 00:00-00:00
お手数をお掛けいたしますが、ご対応のほどよろしくお願いいたします。
署名
注意ポイント
※都合がつかない場合は必ず代替日程を示してください。3つ程あげると良いです。
※【】内は理由によって変更してください。
選考を辞退するときのメール
応募はしたものの、実際に面接を受けたら何か違ったということで、辞退する場合もあります。直接応募の場合は辞退理由を伝える必要はありませんが、転職エージェント経由の応募の場合には、辞退に至った正直な理由を伝えてください。
キャリアアドバイザーは、これをインプットに、今後あなたに紹介する求人を選別します。ですから、これがきちんと伝わらないと、アンマッチな求人を紹介されたり、よくわからない理由で辞退する人だから、優先度下げよう、という事態になりかねません。
（キャリアドバイザー名）様
お世話になっております。（あなたの名前）です。
先日選考を受けました（応募企業名）社ですが、
今後の選考を辞退させていただきたく、ご連絡させていただきました。
※ひと目見て選考辞退のメールだとわかるように書きましょう。
私の転職先企業への希望条件に「○○と◇◇」がありますが、
面接でご担当者様にお話を伺った結果、（応募企業名）社は
条件に当てはまらないと判断しました。
※辞退を決めた理由を具体的に説明しましょう。
そのため、大変申し訳ありませんが、（応募企業名）社の選考を辞退させていただきます。（キャリアドバイザー名）様のご尽力のおかげで選考を通過できたにも関わらず、このような結果となり、申し訳ありません。
今後は、もっと早い段階で結論を出せるよう善処しますので、引き続きのご支援をよろしくお願いいたします。
署名
注意ポイント
※面接まで進んだ段階で断りを入れる場合は、「面接を入れてもキャンセルしてしまう人」と認識されないよう、理由を伝える必要があります。
※面談の中で確認していた条件にマッチしない企業を紹介され、且つ、面接で初めてそれがわかった場合は、キャリアアドバイザーを牽制する意味でも、理由を正確に伝える必要があります。
※辞退する理由（上記赤太字）は、キャリアアドバイザーに齟齬なく伝わるよう、端的に述べてください。これは、あなたからキャリアアドバイザーに対する「今後はここをきちんと認識した上で求人紹介してほしい」という意思を示すことにもなります。
内定後に送るメール
見事内定を獲得した後は、キャリアアドバイザーにお礼を言うと良いです。キャリアアドバイザーとは、入社が決まればすぐにお別れではなく、入社後半年くらいまでフォローを入れてくる場合が多いです。
この場合を想定したメールの例文もご紹介しておきます。
（キャリアドバイザー名）様
お世話になっております。（あなたの名前）です。
この度は、（キャリアドバイザー名）様に御礼を申し上げたく、ご連絡いたしました。
この○ヶ月の間、手厚くサポートしていただき、誠にありがとうございました。
転職をするべきかどうか、迷っている段階から真摯に話を聞いてくださり、良い企業に内定を頂くことがき、転職活動を良い結果で終えられたのも、（キャリアアドバイザー名）様のご尽力あってこそです。
これから（入社予定企業名）社で働けることを非常に楽しみにしています。
まずは次の環境で努力をする心づもりではありますが、もしもキャリアについて、今後また考える機会がありましたら、改めてご相談させて頂けますと幸いです。
以上、よろしくお願いいたします。
署名
メールを通じてキャリアアドバイザーと良好な関係を築きましょう
本記事では、キャリアアドバイザーと良好な信頼関係を築くことが、転職成功のために必要不可欠であることをお伝えしました。そのために、常識的且つ誠実なメールのやり取りができるよう、ご紹介した要点をおさえて取り組んでみてください。
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